Excel Export der Hotel Rechnungen für die Buchhaltung

Soeben wurde der Rechnungs-Export auf einen nativen Excel Export umgestellt. Bis jetzt gab es die Daten der Hotelrechnungen nur als CSV Datei zum Download.

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Das Basteln in der Tabellenkalkulation ist nun passé

Mit der CSV Rechnungsexport Datei gab es aber immer einen Excel Bastelworkshop: Mal war es besser die Datei zuerst in Open Office zu öffnen und dann zu speichern und sie dann erst im Excel zu öffnen.

Das Problem waren die unterschiedliche Zeichensatzcodierung von Windows und UTF8. Dann kamen die lustigen Probleme mit Punkt oder Komma dazu, das hing alles mit der Spracheinstellung von Excel zusammen.

Solche Datenmassagen sind eigentlich hochgradig uninteressant und repetitiv wenn man schnell eine Zeitreihe der Umsatzentwicklung sehen möchte, oder die Daten an den Buchhalter weitergeben möchte.

Hotelrechnung Excel Export

Jetzt einfach rechts oben im Eck aus den Menüpunkt XLS Export anwählen und die Datei nach dem Download im Excel öffnen. Die Datei wird im Excel XML Format erstellt.

Excel Export der Hotelrechnungen im Menü

Die Excel Datei besteht aus drei Reitern

  • Rechnungsdaten
  • Rechnungszeilen - hier kann auf einzelne Produkte gefiltert werden
  • Zahlungsdaten - Zahlungen gegen Rechnungen aber auch erfaßte Zahlungen gegen Anzahlungsforderungen

In den oberen Zeilen gibt es Formeln für die Summenbildung. Wenn die Daten mit der Excel Filter Funktion gefiltert werden (STRG-F) dann funktionieren die Summen immer noch. Es wir die TEILERGEBNIS / SUBTOTAL Formel verwendet.

Keine CSV Exportakrobatik

Das herumbasteln mit den Datumsspalten, Kommas und Tabs und Gänsefüsschen ist nun endgültig vorbei.

Updates

Es sind auch in den letzten Wochen weitere Felder hinzugekommen: Zimmernummer und ein Verweis auf die Reservierungsnummer. Damit hat man nur eine einfache Datei um den Monatsabschluss und die Übergabe an die Buchhaltung / Steuerberater zu machen.

Author: , igumbi.com. Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook.
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