Hotel Newsletter Mailchimp: mit der Hotelsoftware synchronisiert

Seit dem Frühjahr 2012 haben wir die Integration mit Mailchimp und der igumbi Hotelsoftware im Probebetrieb. Heute können wir sagen es funktioniert sehr gut, wir haben schon mehrere E-Mail Kampagnen abgewickelt.

Mailchimp Freddy
Mailchimp Gast-Interessen Tags/ Felder im CRM Kundendatensatz der  igumbi online Hotelsoftware crm newsletter mailchimp

Was genau macht die Hotelsoftware - Mailchimp Integration?

Mit jedem Anlegen einer Reservierung oder Buchungsanfrage kommen Sie als Hotel zu Kundendaten. Beim Check-In erfassen Sie die Kundendaten mit dem Gästeblatt und holen sich per Unterschrift die Opt-In Zustimmung damit Sie Ihren Gästen Ihrem Newsletter schicken dürfen. Das ist für Ihr Hotels eine der günstigsten und effektivsten Möglichkeiten Ihr Angebot, an Ihre bestehende Gäste zu vermarkten, und es hilft Ihnen provisionsfreie Direktbuchungen durch Ihren Stammkunden zu generieren.

Nun sind die Newsletter Lösungen, die wir im deutschsprachigen Raum gefunden haben, nicht so angenehm zum Nutzen und auch nicht so einfach und nahtlos zu integrieren gewesen.

Newsletter schreiben ist Arbeit - viel Arbeit. Wenn dann vor dem Versand des Newsletters noch ein Exportieren und Importieren der Mailing Liste ansteht, dann artet dies in noch mehr Arbeit aus. Daher wird der Versand des Newsletter immer auf die Lange Bank geschoben. Dabei ist es so wichtig regelmäßig Ihren Hotel Newsletter zu verschicken.

Die Gastdaten synchronisieren

Das waren die Anforderung die wir an eine gelungene Integration eines E-Mail Marketing und Newsletter - Tool gestellt haben:

  • Aus dem Hotel CRM System / der Hotelsoftware sollen die Gästedaten mit der Mailing Liste synchron gehalten werden.
  • Beim Versand der Newsletter soll es keinen extra Arbeitsschritt geben. Also nicht eine Stunden mit Exportieren und Importieren von Einträgen herumbasteln.
  • In der deutschen Sprache haben wir das Thema mit derformellen und informellen Anrede (Duzen oder Siezen) und der geschlechtsspezifischen Formulierung: "Sehr geehrter" / "Sehr geehrte". Das muss gut lösbar sein.
  • So wollen vielleicht Autoresponders einsetzen (auch bekannt als Drip-Kampagne) um Ihren Gästen Infos vor der Anreise über Ihren Ort zu schicken. Oder ein paar Tage nach der Abreise ein Dankeschön E-Mail mit einer "dezenten" Aufforderung zur Bewertung Ihres Betriebs schicken.
  • Die Vorlagen für die Newsletter-Vorlagen sollen schön sein und einfach von Laien, die im operativen Tagesbetrieb im Hotel arbeiten, zu gestalten sein.
  • Ressourcen und Tipps für die Gestaltung sollte das E-Mail Marketing Tool bereitstellen. Und da hat Mailchimp eine hervorragende Sammlung von Tipps Ressourcen.

Bei der Suche nach einem passenden Tool hat sich Mailchimp als hervorragend herausgestellt, insbesonders da bei kleinen Verteilerlisten keine Kosten anfallen.

Welche Gästeeinträge wird übertragen?

Nur jene Gäste-Datensätze, die für die Übertragung zu Mailchimp in der online Hotelsoftware markiert wurden, werden synchronisiert. .Der Schlüsselbegriff zwischen igumbi und Mailchimp ist die E-Mail Adresse des Gastes. Nach der erstmaligen Übertragung werden weitere Änderungen, die am Gäste-Datensatz gemacht werden, übertragen.

Was genau wird übertragen?

Die Felder für die Steuerung/Segementierung der Inhalte Ihrer Newsletter

  • Tags für Interessen: Für die spätere Segmentierung Ihrer Newsletter
  • Formell/Informell: Duzen und Siezen
  • Sprache: Jene Sprachen des Newsletter den Sie dem Gast schicken.

Diese notwendigen Felder werden auch übertragen:

  • E-Mail: No-Na
  • Anrede: Herr Frau, Signor, Miss
  • Vorname
  • Nachname
  • Stadt, Postleitzahl und Land - vielleicht haben Sie Nachrichten die nur für Gäste aus einer bestimmten Zielregion von Interesse sind
  • Geburtstag - Ja - Sie können ein Geburtstag - oder ein Jahrestag-Mailing (z.B. Hochzeit) gestalten

Um Ihre treuen Stammkunden anzusprechen und für die Segemnte zu selektieren gibt es folgende Felder:

  • Anzahl Reservierungen
  • Total Umsatz des Gastes
  • Lastdep und Nextarr - Datum der nächsten Ankunft und der letzten Abreise

Warum Mailchimp?

Die Wahl fiel auf fiel auf Mailchimp als Newsletter Versandsystem, weil:

  • Mailchimp hat eine einfache & flexibel zu programmierende Schnittstelle (API) um nahtlos und flexibel Daten zwischen igumbi und Mailchimp auszutauschen
  • Schöne Vorlagen / Templates, mit denen Sie frei arbeiten und gestalten können
  • Gutes Reporting über die Performance der Newsletter Kampagnen
  • Viele gute und nützliche How-To Artikel und PDFs über E-Mail Marketing
  • 12000 Mails pro Monat frei & danach ein günstiger Preis

Die Tatsache das Mailchimp nur in Englisch zu bedienen ist, finden wir nicht so schlimm, haben wir doch im deutschsprachigen Raum kein vergleichbares Service gefunden.

Wie aktiviert man die Mailchimp Integration

Kurzes Mail an support@igumbi.com wir setzen es mit Ihnen auf.

Mehr Tipps und Ressourcen

  • Eine detaillierte Anleitung für die Mailchimp Integration
  • Der igumbi Newsletter wird auch mit Mailchimp verschickt. Zum schreiben der Texte verwende ich Scrivener, eine hervorragende Alternative Word/Pages/Openoffice. Meinen Newsletter Schreib-Workflow habe ich zusammengefasst & beschreiben.
    Warnung: Ist etwas nerdig, man kann es genauso so gut im Mailchimp Interface machen, aber es passt ganz gut für meinen Ablauf.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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