Viele Hotels suchen nach einer Buchungsanfrage Hotel Vorlage – einem Word-Dokument oder einer E‑Mail-Vorlage, die Gäste ausfüllen und zurückschicken. Andere setzen auf ein einfaches Kontaktformular auf der Website. Das Problem bei beiden Ansätzen: Die Anfragedaten landen als E‑Mail im Postfach und müssen danach manuell ins PMS übertragen werden. Felder fehlen, Zimmerkategorien sind unklar, Rückfragen entstehen – und bis das Angebot raus ist, hat der Gast vielleicht schon woanders gebucht.
Das igumbi Buchungsanfrage‑Formular löst das grundlegend anders: Der Gast wählt direkt Reisedaten und Zimmerkategorie aus und gibt seine Kontaktdaten ein – und die Anfrage landet vollständig strukturiert als Reservierung im PMS. Keine manuelle Übertragung, keine fehlenden Felder, kein Hin und Her bei der Zimmerfrage.
Es klingt zunächst etwas oldschool, ist aber ein effektives Medium, um Direktbuchungen zu steigern – besonders bei komplexeren Buchungen, Gruppenbuchungen oder Anfragen zu Events.
Welche Optionen haben Sie für die Bearbeitung von Buchungsanfragen?
Mit dem igumbi Buchungsanfrageformular entfällt das manuelle Abtippen, die Zimmerfrage ist bereits beantwortet – und Sie kommen schneller zum Angebot. Weniger Arbeit, weniger Hin und Her.
| Kontaktformular/ Word-Vorlage | igumbi Buchungsanfrageformular | ||
|---|---|---|---|
| Datenerfassung | E‑Mail ins Postfach, manuell ins PMS übertragen | Direkt als Reservierung im PMS | |
| Zimmerkategorie | Unklar, Rückfragen nötig | Gast wählt beim Ausfüllen | |
| Bestätigung für Gast | Keine sofortige Rückmeldung | Reservierungsnummer sofort sichtbar | |
| Aufwand für Hotel | Hoch – abtippen, zuordnen, nachfragen | Gering – Preis eintragen, Angebot senden |
Warum ein Formular statt Webformular mit E‑Mail der Datenfelder?
- Direkt ins PMS: Anfragen landen als Reservierung ohne Zimmerzuteilung im Backend – Preise eintragen, Angebot senden, fertig.
- Sofortige Bestätigung: Gäste sehen unmittelbar beim Ausfüllen eine Reservierungsnummer – kein Gefühl des „ins Leere schicken".
- Einfache Integration: Mit einem kurzen Code‑Snippet auf jeder Website einbaubar oder als igumbi-Subdomain nutzbar.
- Flexibel: Verwendung mit oder ohne Zimmerkategorien möglich.
So wird das Anfrageformular auf Ihrer Webseite eingebettet
Fügen Sie das Snippet an die Stelle Ihrer Website ein, an der das Formular erscheinen soll:
<div id="booking-form">Booking Form will appear below:</div>
<script src="https://www.igumbi.net/bookingform/start.js?hotelCode=48d8f2q"
data-container="#booking-form">
</script>
Wichtig: Ersetzen Sie
hotelCode=48d8f2qdurch Ihren eigenen Hotel‑Code.
Parameter für den Formularaufruf
hotelCode: Identifiziert Ihr Hotel. Ohne gültigen Code kann das Formular nicht geladen werden.data-container: CSS‑Selektor des Elements, in dem das Formular gerendert wird.
Domain Ihrer Website eintragen
Auf der Seite mit dem Sample Code des Anfrageformulars müssen Sie auch die Domain der Website eintragen, auf der Sie das Anfrageformular einbinden wollen. Das ist notwendig, um die richtigen CORS-Header auszuliefern.
Optional: Hosting auf igumbi-Subdomain
Wenn Sie keinen Zugriff auf Ihre Website haben oder das Formular schnell verfügbar machen wollen, können Sie es auf einer igumbi-Subdomain hosten:
https://ihrhotelname.igumbi.com
Die Seite ist sofort einsatzbereit und enthält das Buchungsanfrageformular. Sie können die URL direkt in E‑Mails, auf Social Media oder als Ziel eines "Jetzt anfragen"-Buttons auf Ihrer Website verwenden – ohne Code-Integration.
Ablauf im Backoffice
Sobald eine Anfrage eingeht, erscheint sie sofort im igumbi Backend. Von dort aus läuft die Bearbeitung in wenigen Schritten ab:
- Eingang: Die Reservierung erscheint im Backend mit Status „angefragt“, ohne Preise.
- Preise eintragen: Ergänzen Sie die Preise in den Leistungszeilen (Nächte, Personen, Verpflegung, Extras etc.).
- Angebot senden: Nutzen Sie die Angebotsvorlage, um das Angebot per E‑Mail zu versenden.
- Optional – Anzahlung/Sicherung: Fügen Sie einen Link zum Zahlungsaufforderungs‑Formular ein, um eine Anzahlung als Besicherung zu erbitten.
Tipp: Die vom Gast erfassten Daten sind direkt bei den Preisfeldern sichtbar – so reduzieren Sie Medienbrüche und verkürzen die Bearbeitungszeit erheblich.
Gästefluss (Front‑End)
So erlebt der Gast den Ablauf auf Ihrer Website:
- Gast wählt Reisedaten und gibt Kontaktdaten ein.
- Nach dem Absenden wird sofort die Reservierungsnummer angezeigt.
- Der Gast erhält (optional) eine Bestätigungs‑/Hinweis‑E‑Mail gemäß Ihrer Vorlage.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich das Formular ohne Kategorien nutzen? Ja. Das Formular funktioniert mit oder ohne Kategorien.
Wo sehe ich die eingegangenen Daten? Direkt in der Liste der Reservierungen, dort, wo Sie die Preise für das Angebot eintragen.
Das Formular lädt nicht – was prüfen?
- Stimmt der Hotel‑Code?
- Existiert das Container‑Element (z. B.
#booking-form)? - Werfen Sie einen Blick in die Entwicklungskonsole des Browsers: Gibt es CORS‑Meldungen? Wichtig ist, dass die Domain/Subdomain korrekt eingetragen ist.
Kann ich das Formular gestalten? Die Darstellung folgt der ausgelieferten Standard‑UI mit Tailwind‑Klassen. Eigene Styles können per CSS überschrieben werden, sofern Ihre Seite dies zulässt.
Tipps zur optimalen Einbindung
Damit das Formular seine volle Wirkung entfaltet und möglichst viele Anfragen generiert, empfehlen wir:
- Platzierung: Setzen Sie das Formular auf eine gut sichtbare Seite (z. B. „Anfrage“, „Zimmer & Preise“).
- Kontext: Beschreiben Sie kurz, wie schnell Gäste mit einem Angebot rechnen können.
- Vertrauen: Weisen Sie auf Datenschutz und sichere Zahlungsabwicklung bei Anzahlungen hin.
Weitere Ideen für mehr Direktbuchungen
Hinweis auf die Vorteile einer Direktbuchung im Formularkopf einbinden, zum Beispiel:
- Direktbucherrabatt (falls Sie im Vergleich zu Portalen einen Aufschlag verrechnen)
- Late Check‑Out / Early Check‑In – bei Verfügbarkeit. Kommunizieren Sie die Frist (z. B. Anfrage am Vortag).
Unterstützung bei der Prozess‑Abstimmung
Wir helfen gerne bei der Abstimmung Ihres Geschäftsprozesses (vom Anfrage‑Eingang bis zur Angebots‑ und Anzahlungsabwicklung). Um Buchungen abzusichern, empfiehlt es sich, einen Anzahlungslink zu versenden oder eine Anzahlungsforderung mit EPC‑QR‑Code beizulegen, der direkt mit der Bank‑App gescannt werden kann.
Vereinbaren Sie einen Termin: https://calendly.com/igumbi – wir unterstützen Sie gerne beim Aufsetzen Ihres Tools für mehr Direktbuchungen und weniger Portalprovisionen.
