Kreditkartenzahlungen mit Stripe in der Hotelsoftware

Testen Sie igumbi kostenlos für 30 Tage. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

Um Kreditkartenzahlungen bequem aus der Hotelsoftware für Hotels, Apartments oder Ferienwohnungen abzuwickeln, haben wir Stripe als Zahlungsdienstleister integriert. Ein extra Kartenterminal wird für viele Fälle der Zahlungsabwicklung damit obsolet.

Was ist Stripe?

Stripe ist ein sicheres Bezahlsystem für Kreditkartenzahlungen. Stripe besticht durch ein klares und sauberes Interface, logische Strukturen und ist einfach und robust in unsere online Hotelsoftware zu integrieren. Die Kosten/ Gebühren (Disagio) sind fair und transparent.

Die Stripe Kreditkartenzahlung kann schnell angemeldet werden und einfach mit der igumbi Hotelsoftware verbunden werden, um Kreditkartenzahlungen in der Webapp ohne physisches Kartenterminal abzuwickeln: also die Kreditkarte belasten ohne das der Gast mit der Karte präsent ist.

Das macht diese Lösung auch mobil verfügbar.

Vergleichbare Zahlungsanbieter sind Paypal oder Hobex.

Stripe Kosten und Konditionen

  • 1.4% Disagio + €0.25 pro Transaktion für Europäische Karten, sonst 2.9% +€0.25
  • Keine Setup-Gebühren
  • Keine Monatsgebühren
  • Kein Gerät/ Terminal notwendig

Stripe Pricing für Österreich, Stripe Pricing für Deutschland

Anmeldung bei Stripe

Stripe versucht die Anmeldung und das Onboarding so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Es bedarf keinerlei Papierkram oder das Faxen/ oder die postalische Erbringung von Dokumenten oder Nachweisen.

Betriebe können alleine mit einer Email-Adresse und Telefonnummer ein Konto erstellen. Beim Anmeldevorgang erfolgt ein automatisierter Anruf um Ihre Kontaktnummer zu verifizieren.

Danach werden die Angaben zum Unternehmen (Untenehmenensgegenstand, Form der Firma, Firmenbuchnummer) sowie Personaldaten zum Inhaber des Stripe-Kontos direkt im Dashboard ausgefüllt.

Sobald ein Bankkonto zur Auszahlung bei Stripe hinterlegt wurde, kann Stripe die ersten Auszahlungen der Zahlungen Ihrer Gäste überweisen. Die Bankdaten müssen aber beim Einrichten noch nicht eingegeben werden.

API Schlüssel eintragen um Stripe mit igumbi zu verbinden

Um ein igumbi Hotel mit einem Stripe Account zu verbinden, werden in igumbi die Stripe API Keys eingetragen.

Es gibt 4 Keys in Stripe:

  • jeweils Test und Live
  • jeweils "Veröffentlichbarer Schlüssel und Geheimschlüssel"

Die API-Keys/ API-Schlüssel finden Sie im Bereich Entwickler > API-Schlüssel. Sie müssen erneut ihr Passwort eingeben um zum "Geheimschlüssel" zu kommen.

Steigen Sie in igumbi im Setup ein und geben dort im Bereich "Zahlungen und Registrierkasse" die Stripe Keys ein. In der Regel werden die "live" Keys eingetragen. Die Test Keys sind für die Testung des Accounts und zur Erkundung der Interaktion zwischen igumbi und Stripe zur Verfügung gestellt.

In der Anfangsphase kann es sein, dass Sie den Ablauf der Zahlungen und Szenarien noch testen wollen. Im linken Menü von Stripe, weiter unten gibt es einen Schalter zum Umschalten auf den Testmodus: "Testdaten werden angezeigt".

Unterstützte Länder und Währungen

In der Regel werden Sie in igumbi mit einer Hauswährung arbeiten und alle Transaktionen (Rechnungen, Zahlungen) in dieser Währung durchführen.

Der Firmensitz für Sie als Stripe Kunden kann in USA, Großbrittanien, Deutschland, Österreich, Schweiz, Spanien, Dänemark, Portugal und ca. 20 weiteren Ländern sein.

Stripe unterstüzt ca. 135 Währungen. Somit sollte es möglich sein einen Betrieb von Deutschland/ Österreich/ Schweiz(etc.) in einem Land das nicht in der Firmensitz Länderliste ist zu verwalten. z.B. von der Schweiz aus einen Betrieb in Sri Lanka, von Österreich aus einen Betrieb in Thailand oder von Deutschland aus einen Betrieb in Griechenland.

Ob derartige Setups im jeweiligen Land zulässig sind, klären Sie bitte mit Ihrem Buchhalter/ Steuerberater.

Zahlungstransaktionen testen

Ein Test der Zahlungstransaktion kann mit den Test-Kreditkartennummern von Stripe mit beliebigen Ablaufdatum und CVC Code gemacht werden. Es werden keine echten Zahlungen durchgeführt.

  • 4000000400000008 Österreichische Visa Karte
  • 4000002760000016 Deutsche Visa Karte
  • 4000007560000009 Schweizer Visa Karte
  • 30569309025904 Diners Club
  • 5555555555554444 US Mastercard
  • 4242424242424242 US Visa Karte
  • 378282246310005 US American Express

Die US Karten lösen das Feld mit der PLZ (Postleitzahl- / Zipcode) Eingabe aus. Hier bitte eine beliebige fünfstellige Nummer (z.B. 10001 New York, Chelsea, 11206 Brooklyn, Williamsburg oder 90210 Beverly Hills, Los Angeles) eingeben.

Die Karten funktionieren nur solange die in igumbi hinterlegten Stripe API Keys die Test API-Schlüssel sind.

Mehr Kartennummern zum Testen, mit unterschiedlichen Szenarien, finden Sie auf der Stripe Dokumentations-Seite.

Auszahlung (Payouts) der Umsätze

Standardmäßig ist die Auszahlung der Kreditkartenumsätze 7 Tage nach der Zahlungstransaktion im Wochenrhythmus eingestellt.

In den Stripe Einstellungen kann "monatlich" oder "täglich" gewählt werden. Die Zahlungen werden auch dann immer erst 7 Tage später ausbezahlt.

Wenn. Sie wöchentlich wählen, können Sie den Wochentag frei wählen an dem ausbezahlt wird. Wir haben uns für Mittwoch entscheiden, aber natürlich können Sie Ihre eigene Wahl treffen.

Welche Bank zahlt aus? Die SEPA Überweisungen auf Ihr Bankkonto sehen so aus (Stand Juli 2019)

SXPYDEHHXXX DE71202208000000010241 Stripe Payments UK Ltd STRIPE. xyzabc

Die Abrechnungsaufstellungen sehen so aus:

Der Auszahlungsbeleg der periodischen Auszahlungen

Die Daten der abgerechneten Transaktionen lassen sich auch als CSV Datei downloaden:

Eigene Verträge mit Kreditkartenfirmen?

Sind eigene Verträge mit den Kartenfirmen notwendig für Besonderheiten im Hotelgeschäft?

Stripe übernimmt sämtliche administrativen Aufgaben gegenüber den Kreditkartenunternehmen, sodass hier keine gesonderten Verträge unterzeichnet werden müssen oder dafür extra Gebühren anfallen.

Stripe Konto Einstellungen

Damit das Zusammenspiel zwischen igumbi und Stripe funktioniert gibt es diese Einstellungen die an die Erfordenisse Ihres Betriebs angepasst werden können:

  • API Schlüssel (Öffentlich und Geheim) - Um die stripe mit igumbi zu verbinden
  • Webhook Endpoints mit URL und die eingetragenen Events die Stripe an igumbi überträgt damit eine asynchrone Verarbeitung der Zahlungen erfolgen kann:

  • igumbi Einstellungen über das Stripe Bezahlungsverfahren

    • stripe - Stripe ist als Zahlungsdienstleister für Kreditkartenzahlungen und Sofortüberweisung aktiviert
    • stripe_paymentrequests Stripe Webhooks sind hinterlegt und Zahlungsanforderunegn/ Paymentrequests (mit Stripe Payment Intents) können per E-Mail an den Gast verschickt werden.

Für das igumbi online Buchungstool gibt es folgende Einstellungen:

Wenn Stripe aktiv ist, dann wird von einer Vollbezahlung der Buchung unmittelbar nach Abschluss der Buchung ausgegangen. Es gibt einen Autoreservieungs-Prozess, der angestoßen wird, um nach Abschluss ein Zimmer zuzuteilen, die Rechnung auszustellen und die Karte zu belasten und dem Gast eine E-Mail Bestätigung mit einem Vorlagen E-Mail zu schicken.

Falls die Karte nicht belastet werden kann wird ein dementsprechendes E-Mail verschickt - die Reservierung und die offene Rechnung sind jedoch im System.

Das Verhalten nach Abschluss der Buchung im online Buchungstool kann aber auch anders eingestellt werden:

  • stripe_secured - Im Online Buchungstool: Die Kartendaten werden nur zur Besicherung bei Stripe gespeichert. Es erfolgt keine unmittelbare Belastung der Karte.
  • stripe_deposit - Im Online Buchungstool wird unmittelbar nach der Buchung die Stripe Karte mit der Anzahlung belastet.

Eine Übersicht der EInstellungen >Setup (runterscrollen) > Stripe Konto Einstellungen

Zahlungsanforderungen (Zahlungsformular für Anzahlungen und Rechnungen)

Das Zahlungsanforderungsformular generieren

Damit Ihre Gäste unmittelbar nach dem Buchungseingang (aus einem Buchungsportal oder bei einer manuell erfasst Reservierung) oder vor der Anreise per Kreditkarte online bezahlen können gibt es das "Zahlungsanforderungsformular".

Als Basis für das Zahlungsanforderungsformular ist entweder eine offene Rechnung oder eine Anzahlungs-(Forderung).

  • Die Rechnung kann ohne Zahlung ausgestellt werden und in der Rechnungsliste gibt es den Button "Zahlungsanforderung"
  • Sie können eine Anzahlung(-Forderung) erfassen und dann neben der Anzahlung (bei Reservierung bearbeiten) kann das Zahlungsanforderungs Formular generiert werden.

Es wird ein URL für das Formular generiert und ist für den E-Mail Versand bestimmt (SMS oder Whazapp in Kombination mit einem Smartphone funktioniert auch).

Dieser URL zeigt auf das igumbi Zahlungsanforderungsformular und ist für das Ausfüllen durch den Gast bestimmt.

Das Formular is responsiv und kann auch gut am Mobiltelefon / Smartphone oder am Tablet ausgefüllt werden.

Gast bezahlt die Forderung

Das ist der Idealzustand: Eine Zahlung wird verbucht und die Rechnung wird ausgeglichen.

im Zahlungsforderungsformular ist die PDF Rechnung verknüpft die der Gast abrufen kann - mit der eingetragenen Zahlung.

3D Secure notwendig

Falls eine 3D Secure Code Eingabe notwendig ist so wird diese interaktiv am Zahlungsforderungsformular eingeholt.

Das ist oft der Punkt wo es zum Medienbruch kommen kann und bei dem viele Zahlungstransaktionen abbrechen.

Sie kennen das: Man wird durch Formulare nach Passwörtern oder TANs gefragt (oder alles beide) und gibt entnervt auf. Stripe hat dies jedoch sehr elegant gelöst: Die Kommunikation über den Status der Zahlungsanforderung und ob die Transaktion durchgegangen ist, wird über Webhooks sichergestellt. Diese schicken die Informationen an den igumbi Server und und der Status der Verarbeitung steht beim erneuten Aufruf bereit.

Karte nicht gültig

Wenn die Kartendaten nicht gültig sind, dann wird dies im der Zahlungsaufforderung vermerkt. Es kommt zu keiner Zahlung - bzw. der Gast kann die Zahlungseingabe mit einer anderen Karte probieren.

Gast ignoriert die Anzahlungsforderung

Wenn der Gast die Zahlungsaufforderung ignoriert dann bleibt die Anzahlungsforderung unausgeglichen.

Mit der Liste der Zahlungsaufforderungen können Sie den Status der Zahlungen kontrollieren und ggfls. urgieren oder die Buchung stornieren (-lassen)

Erfolgreiche Bezahlung

Wenn eine erfolgreiche Bezahlung durchgeführt wurde dann wird die Anzahlungsforderung oder die Rechnung ausgeglichen, die offenen Beträge werden angepasst.

Zahlungstransaktionen im igumbi Backend

Rechnung ausstellen

Die Grundlage einer Zahlung ist eine vorher ausgestellte Rechnung oder eine Anzahlung.

Die Hotel Rechnung wird vorerst ohne Eintragen einer Kreditkartenzahlung ausgestellt odere einer anderen Zahlungsart ausgestellt.

Zahlung erfassen

Wenn die Rechnung erstellt wurde in der Rechnungsliste auf Zahlung gehen

Bei der Eingabe der Kreditkartennummer wird bei Stripe ein Kundendatensatz (Customer) angelegt. Darunter wird die Kreditkarte angelegt. Die Kreditkartendaten liegen dann nur am Stripe Server. In igumbi ist lediglich eine Referenz auf die Kreditkartendaten gespeichert.

Eine Zahlung (Payment) wird in igumbi für die Rechnung angestoßen. Dieser löst das Anlegen einer Stripe-Transaktion aus. Die Zahlung könnte aus verschiedenen Gründen nicht durchgeführt werden (z.B. Karte gesperrt, Karte abgelehnt, Karte is nicht mehr gültig). Daher wird die Stripe-Transaktion eigenständig durchgeführt. Erst wenn eine erfolgreiche Stripe-Transaktion durchgeführt wurde, wird der Zahlungsdatensatz angelegt.

Wenn die Stripe-Transaktion nicht erfolgreich war, bleibt die Transaktion unvollständig gespeichert. Es gibt einen Link zum Charge oder Refund in Stripe mit Links zum Datensatz in Stripe.

Der Zahlungsdatensatz in igumbi ist mit der Stripe-Transaktion verknüpft.

Mehrfache Belastung der Kreditkarte

Um sicherzustellen, dass die Karte des Kunden mehrfach belastet werden kann, wird der Gast als Kunde (Customer) in Stripe angelegt. Die Customer_ID wird in igumbi beim Kundendatensatz gespeichert.

Damit ist es möglich die Karte später mehrfach zu belasten.

Was sieht man im Stripe Backend?

igumbi => Stripe

Kunde => Customer

Stripe Transaktion => Zahlung Saldo Transaktionen => Sie können sehen, wann die Zahlungen zur Übertragung auf das Girokonto zur Verfügung stehen und wieviel abzüglich des Disagios pro Transaktion ausbezahlt wird.

Auszahlungen => Auszahlung der Umsätze auf Ihr Bankkonto

Wie sieht die Transaktion beim Kunden aus?

In der Kreditkartenabrechnung des Gastes stehen folgende Details zu einer Zahlungstransaktion:

TBD

Storno/ Refundierung einer Zahlung

Wenn eine Kreditkartenzahlung, die mit Stripe bezahlt wurde, in igumbi storniert wird, so wird in Stripe ein "Refund" ausgelöst. Der Betrag wird wieder auf die Kreditkarte rückgebucht.

Die ursprüngliche Zahlung wird als refundiert markiert.

Stripe refundiert auch die Gebühren/ das Disagio, die auf die ursprüngliche Zahlung angewandt wurden.

Teilrefundierung

Der Zahlungsbetrag kann auch nur teilweise refundiert werden. Das kann z.B. notwendig sein wenn der Gast frühzeitig abreist.

Die betroffene Zahlung finden. Unterhalb der Stripe Zahlungstransaktion auf den Button "Teilrefundierung anlegen" klicken.

Den Zahlungsbetrag zum Refundieren eintragen: z.B. -120.00 .

Stripe Zahlungen Kassenreport

Die Stripe-Zahlungen werden mit der Bezahlungsart der Kreditkartenfirma (visa, master, etc.) eingetragen.

Für Kunden in Österreich: Diese elektronisch abgewickelten Zahlungen sind im Rahmen der Registrierkassenpflicht nicht RKSV-signierungspflichtig.

Zahlungen für Buchungen über das online Buchungstool

Kreditkarten Formular im online Buchungstool

Wenn das Stripe Account aktiviert ist, können die Kartendaten bei der Buchung im online Buchungstool auf Ihrer Website entgegen genommen werden. Die Karte kann mit Hilfe der Zahlungsprozesse sofort belastet werden.

Die sofortige Belastung verketten einige Arbeitsschritte die sonst manuell im igumbi Backend getätigt werden würden.

Es stehen drei Buchungs/ Zahlungs-Prozesse zur Verfügung:

  • Sofortige Belastung der Karte mit der Gesamtsumme der Buchung
  • Einzug der Anzahlung der Buchung mit dem Prozentsatz der in den Hotelstammdaten festgelegt wurde
  • Besicherung der Buchung: Hinterlegung der Kartendaten bei Stripe mit der Möglichkeit die Karte später zu belasten.

Zum Nachvollziehen der Verarbeitung gibt es unter dem Menüpunkt "Auto-Reservierung" eine Liste der Buchungen. Der letzte Status der Verarbeitung wird pro Buchung angezeigt. Damit ist eine manuelle Prüfung der Buchung möglich und der Status kann mit dem Kunden abgeglichen werden.

Die Stripe Transaktionen sind verlinkt, sodass die Prüfung von fehlgeschlagenen Buchungen möglich ist.

Vollzahlung bei Buchungszeitpunkt

Wenn unmittelbar nach der Buchung die Kreditkarte mit dem vollen Betrag der gebuchten Leistung belastet werden soll, gibt es einen automatischen Prozess dafür.

Folgende Schritte werden durchgeführt

  • Verifikation ob die Kartendaten, die im Buchungsformular eingegeben wurden, valide sind.
  • Eine Rechnung für die gesamte Reservierung wird ausgestellt.
  • Die Karte wird mit dem vollen Rechnungsbetrag über Stripe belastet.
  • Wenn die Belastung der Karte funktioniert, dann wird mittels Automailer eine Reservierungsbestätigung verschickt.
  • Diese E-Mail Bestätigung kann mit der PDF-Rechnung als Anhang verschickt werden. Die Rechnung enthält die Information, dass diese vollständig bezahlt wurde.
  • Falls die Karte nicht automatisch belastet werden konnte, geht ein E-Mail an den Buchenden dass es Probleme bei der Kartenbelastung gab. Eine Kontaktaufnahme wird angekündigt.

Anzahlung bei Buchung

Wenn zum Zeitpunkt der Buchung eine Anzahlung zu Zahlen ist dann gibt es diesen Ablauf.

Die Höhe der Anzahlung wird berechnet:

Gesamtbetrag der Buchung * Anzahlungsprozentsatz aus den Hotelstammdaten 

Folgende Schritte werden in diesem Prozess durchgeführt

  • Verifikation ob die Kartendaten, die im Formular im Buchungstool auf Ihrer Website eingegeben wurden, valide sind.
  • Eine Anzahlungsforderung wird in igumbi erstellt.
  • Die Karte wird mit der Höhe der Anzahlungsforderung in Stripe belastet
  • Wenn die Belastung der Karte funktioniert, dann wird mittels Automailer eine Anzahlungsbestätigung verschickt.
  • Falls die Karte nicht automatisch belastet werden konnte, geht ein E-Mail an den Buchenden dass es ein "Problem beim Anlegen der Reservierung" gab. Eine Kontaktaufnahme wird angekündigt.

Besicherung der Buchung

Wenn diese Option zur Besicherung der Buchung gewählt wird, dann werden folgende Schritte durchgeführt:

  • Verifikation ob die Kartendaten, die im Buchungsformular eingegeben wurden, valide sind.
  • Die Karte wird zum Buchungszeitpunkt nicht belastet, kann aber später belastet werden.
  • Eine Reservierungsbestätigung wird verschickt.

Sie können später mit Ihren internen Abläufen die Karte vor der An- oder Abreise belasten.

Alternativ kann der Gast vor Ort auch bar oder über eine ander Zahlungsart die Rechnung begleichen. Die Entgegennahme der Kartendaten dient dann lediglich dazu um die Buchung für den Gast verbindlich zu machen.

Channelmanager Reservierungsimport

Später die Karte belasten

Hotels benötigen zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Zyklus einer Reservierung Zugriff auf die Zahlungsdaten.

  • Unmittelbar nach dem Buchungseingang - nicht zu erstattende (non-refundable) Reservierungen
  • Im Fall eines Stornos - Stornogebühr
  • Kurz vor oder bei der Anreise - Logis-Rechnung vor Ankunft
  • Bei Abreise - Rechnung
  • Nach Abreise (bei Schäden)

Die Kreditkarte kann zu den jeweiligen Zeitpunkten belastet werden, da die Kartendaten bei Stripe hinterlegt sind.

Kunde bei Stripe anlegen

Beim Import der Reservierung vom Channel Manager werden die Kunden- und Kreditkartendaten bei Stripe hinterlegt.

Gut zu Wissen

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Hier die Information zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf der Stripe Website.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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Hotelsoftware