Nuki Smartphone Schließsystem mit der Hotelsoftware verbinden

Zutrittsberechtigungen für Ihre Gäste per Knopfdruck vergeben und entfernen

 

Die Grazer Firma Nuki bietet für die Schlüsselübergabe in der Hotellerie, bei Pensionen, bei Ferienhäuser und bei Ferienwohnungen eine interessante Lösung an.

Es kann ein Ablauf ohne physische Schlüsselübergabe (oder Hinterlegung in einem Schlüsseldepot oder Keybox) und mit nur einer Smartphone-App oder einem Nummerncode realisiert werden. Damit kann die Zimmertür ohne Schlüssel aufgesperrt werden. Die Aufsätze für die Schlösser und die Komponenten zur Nachrüstung lassen sich günstig im Baumarkt oder online erwerben. Das Generieren der zeitbeschränkten Zutrittscodes kann bequem aus der igumbi Hotelsoftware erfolgen.

Voraussetzung für den Betrieb

  • Sie haben ein oder mehrere Nuki Smartphone Schlösser installiert und mit Ihrem Smartphone verbunden.
  • Sie haben die Nuki Schlösser über die Nuki Bridge eingebunden und können die Schlösser über das Nuki Web-Interface ansprechen und verwalten. web.nuki.io
  • Optional haben Sie die Nuki Keypads mit eingebunden.

Bei den Einstellungen und Möglichkeiten, die Sie beim Nuki Schloss nutzen, sollten Sie sehr konservativ vorgehen. Nuki richtet sich auch an Privatanwender, die bei der Lösung Funktionen wie Auto-Unlock nutzen. Davon raten wir im Vermietungsbetrieb ab.

  • In den Reservierungen der ankommenden Gäste haben Sie die E-Mail-Adresse im Personendatensatz. Die maskierten E-Mail-Adressen, die u.a. Booking.com vergibt, funktionieren auch.

API-Key eintragen, Check-in/out Zeiten festlegen

In igumbi die Nuki Funktion freischalten lassen.

In Nuki Web im rechten Menü einen Nuki API Token generieren. Der API Token wird nur einmal angezeigt. Sie sollten diesen in die Zwischenablage kopieren.

Wenn die Nuki Funktion in igumbi freigeschaltet ist, dann können Sie beim Menü "Setup" den Nuki API Token eintragen. Damit ist ein automatischer Zugriff von igumbi auf Ihr Nuki Web Interface möglich.

Legen Sie auch die Standard Check-in und Check-out Zeiten fest.
Typische Zeiten wären: Check-in ab 15:00 und Check-out bis 11:00.

Zimmer mit Schloss verbinden

Gehen Sie in igumbi zu "Zimmer> Alle Zimmer bearbeiten". In der rechten Spalte können Sie die Zimmer mit den Nuki Schlössern verbinden. Die Namen der angelegten Schlösser werden aufgelistet.

Wenn Sie diese Schritte gemacht haben, dann können Sie über igumbi die Zugangscode mit den richtigen Zeiten und Zimmerzuordnungen per Button Klick generieren.

Zutrittsberechtigungen für Gäste verwalten

Liste der Ankünfte abrufen: Zutrittsberechtigungen vergeben

Im Menüpunkt "Zutrittsberechtigungen" sehen Sie eine Liste der Gäste, die demnächst ankommen oder heute angekommen sind. Wenn die Zimmernummer blau hinterlegt ist, dann kann eine Zutrittsberechtigung generiert werden.

Es wird auch der Status der Schlösser abgerufen und ob die Schlösser über die Nuki Bridge über Nuki Web ansprechbar sind. Hier sollte alles grün sein. Falls es Fehler in der Verbindung zum Schloss gibt so prüfen Sie die Verbindung zum Schloss über Nuki Web und mit der Nuki App.

Mit einer Testreservierung den Ablauf durchspielen

Bevor Sie bei einer echten Reservierung die Übertragung zu Nuki anstoßen (Es werden von Nuki E-Mails an den Gast geschickt) schlagen wir vor, dass Sie eine Testreservierung anlegen (Ankunftstag heute oder in den nächsten paar Tagen) und den Ablauf einmal durchspielen.

Sie brauchen eine E-Mail-Adresse und das Smartphone eines Kollegen/ Bekannten der die Nuki App noch nicht auf seinem Smartphone installiert hat, um das Szenario durchzuspielen.

Smartphone Zugang erstellen

Durch das Klicken auf den Button in der Liste in igumbi wird eine Zugangsberechtigung generiert. Das würden Sie typisch 2-3 Tage bis vor der Ankunft machen. Ob Sie dies an die Kondition knüpfen, dass der Aufenthalt schon voll bezahlt ist, obliegt Ihren internen Abläufen.

Es wird dazu ein "Benutzer" bei Nuki angelegt. An den Nuki Server wird nur die E-Mail-Adresse und die Sprache übertragen.

Danach wird die Zutrittsberechtigung angelegt mit den zeitlichen Einschränkungen und Funktionseinstellungen die für den Vermietungsbetrieb sinnvoll sind.

Die Zutrittsberechtigung wird am Schloss abgelegt und nur dort. Eine Kommunikation von igumbi über den Nuki Web API zur Nuki Bridge und dann zum Schloss findet statt. Das Anlegen der Zutrittsberechtigung kann ein paar Sekunden dauern. Unsere Schnittstelle fragt alle 10 Sekunden lang 1 mal pro Sekunde nach, ob die Berechtigung im Schloss angekommen ist und speichert den Berechtigungscode und die Check-in/out Datum/ Uhrzeiten in igumbi.

Nomenklatur für Benutzer und Zugänge

Das Namensfeld in Nuki wird so befüllt, damit Sie schnell erkennen können in welchem Zimmer, für welchen Zeitraum und welche Personen der Zugriff eingerichtet wurde.

Ein Namensfeld sieht z.B. so aus:

8:0331-0405-GruberStefan-623341

Darin ist Kodiert:
Zimmernummer(n): 8, wenn es mehrere Zimmer sind, dann wird per Punkt getrennt.
Anreisedatum: 31.3. Abreisedatum: 5.4. Nachname: Gruber
Vorname: Stefan igumbi Reservierungsnummer: 623341

Nummerncode für den Nuki Keypad

Geplant ist, dass auch ein sechsstelliger Nummerncode, der an den optionalen Nuki Keypad eingegeben wird, zu dem Zeitpunkt der Zugangserstellung an Nuki übertragen wird.

Check-out: Smartphone Zutrittsberechtigung und Code löschen

Das Nuki Schloss kann bis zu 100 Zutrittsberechtigungen speichern. Auch im Sinne der Übersicht und Risikominimierung sollten Sie nach dem Check-out und der Abreise der Gäste die Zutrittsberechtigungen wieder löschen.

Das können Sie in der Liste Zutrittsberechtigungen durch das Klicken des Löschsymbols machen. Damit haben Sie eine kompakte Übersicht der Zutrittsberechtigungen, die im Umlauf sind.

Es wird am Nuki-Server die Berechtigung gelöscht. Daraufhin geht ein E-Mail von Nuki an den Gast mit der Information, dass die Zutrittsberechtigung entfernt wurde.

Anschließend wird der Benutzerdatensatz entfernt. Das passiert alles in einer Aktion die in igumbi durch das Löschen der Zutrittsberechtigung getriggert wird.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook
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